Довідка про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України, видається за результатами відповідної перевірки відомостей в єдиній інформаційній системі МВС України. Зазначена довідка оформлюється Міністерством внутрішніх справ на спеціальному захищеному бланку встановленої форми та для використання за кордоном підлягає легалізації (засвідченню «Апостилем»).

Законодавством України передбачена можливість звернення громадян, які перебувають за кордоном, до посольств чи консульств з цього питання. Утім, враховуючи, що посольства та консульства України за кордоном не мають доступу до відомостей вказаної інформаційної системі МВС, для проведення відповідних перевірок за клопотанням заявника закордонні установи направляють відповідний письмовий запит до МВС України. Після отримання відповіді від МВС заявнику надається інформацію про результати проведеної перевірки на бланку закордонної установи.

У зв’язку з тим, що для низки офіційних адміністративних процедур іспанська сторона не приймає такі документи, оформлені консульствами, вимагаючи надання довідки саме встановленої форми – на бланку МВС – та засвідченої «Апостилем», Посольство рекомендує громадянам України звертитися за оформленням довідки про несудимість до МВС України. Це можна зробити особисто або через уповноваженого представника на підставі довіреності, оформленої у нотаріуса або в Посольстві.

В обох випадках обов’язкова особиста присутність особи, яка звертається пор отримання довідки через Посольство або посвідчення довіреності для отримання довідки в Україні.

Відповідно до законодавства України, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть видаються на підтвердження факту реєстрації відповідного акту цивільного стану уповноваженим органом РАЦС.

Свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, видані українськими органами РАЦС, не мають терміну дії та видаються лише один раз на спеціальних бланках. Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану здійснюється у випадку, якщо його оригінал було вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, або у разі внесення змін до актового запису.

У випадку, якщо у Вас є в наявності Ваше свідоцтво про здійснену в Україні державну реєстрацію акту цивільного стану, утім згідно з іспанським законодавством органи Іспанії просять надати свідоцтво, яке було б видане не більше ніж 3 місяці. У цьому зв’язку Ви можете отримати в Посольстві письмові роз’ясненням законодавства України на підтвердження необмеженої у часі дійсності Вашого свідоцтва.

Відділи державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських, міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції, головних територіальних управлінь юстиції в областях та місті Києві, видають дублікати документів РАЦС (примірники документів про реєстрацію таких подій, як народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені, смерть та інші, які мають ту ж юридичну силу, що й оригінали) у разі втрати, пошкодження свідоцтва або у випадку, коли іноземні установи вимагають документи з оновленою датою видачі.

Звертаємо Вашу увагу на те, що у тих випадках коли особи не мають права на отримання свідоцтва, видаються витяги з реєстру актових записів.

Довідки, видача яких здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану, складаються у формі витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що визначено пунктом другим постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року №1064 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян». При цьому, встановлені форми витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян не передбачають видачу витягів про сімейний стан фізичних осіб, їх не перебування в шлюбі тощо.

Всі документи, що подаються громадянами України до компетентних органів іноземної держави, мають бути з перекладом на іноземну мову, засвідченим належним чином.

У випадку, якщо органи іноземної держави у будь-якому випадку просять невідкладно надати нове свідоцтво (або його дублікат), Ви можете оформити довіреність у Посольстві для отримання цього документа в Україні Вашим уповноваженим представником  (детальна інформація міститься у розділі НОТАРІАЛЬНІ ДІЇ).