Ведення консульського обліку регулюється постановою Кабінету Міністрів України №85 від 29.01.2020 «Деякі питання обліку громадян України, які проживають за межами України».

Консульський облік полягає в реєстрації в ЗДУ громадянина України, який постійно проживає або тимчасово перебуває за кордоном, шляхом внесення даних до облікової картки та електронного реєстру, що ведеться в ЗДУ за встановленою формою, проставленні в паспортний документ відповідної відмітки (штампу).

Консульський облік здійснюється у випадках:

1. постійного проживання громадянина України за кордоном на законних підставах;

2. тимчасового перебування громадянина України за кордоном на законних підставах більше ніж три місяці;

3. зміни місця проживання в межах однієї держави (переїзд з консульського округу однієї ЗДУ до консульського округу іншої) або переїзду з однієї іноземної держави до іншої;

4. зміни меж консульського округу ЗДУ;

5. усиновлення дитини - громадянина України іноземцем або громадянином України, який постійно проживає за кордоном.

Прийняття на консульський облік громадянина України здійснюється в ЗДУ, на території консульського округу якої він постійно проживає або планує тимчасово перебувати на законних підставах більше ніж три місяці.

Прийняття на консульський облік здійснюється на добровільній основі, за винятком прийняття на облік дітей-громадян України, усиновлених іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном, на підставі заяви громадянина України або його законного представника, яка подається до ЗДУ особисто або надсилається поштою.

На постійний консульський облік приймаються громадяни України, які відповідно до чинного законодавства України є такими, що постійно проживають за кордоном (паспорт громадянина України для виїзду за кордон містить проставлену компетентними органами України відмітку «Постійне проживання»).

Громадяни України, які мають дозвіл перебувати на законних підставах за кордоном більш ніж три місяці, приймаються на тимчасовий консульський облік у відповідній закордонній дипломатичній установі на термін, зазначений у виданому компетентними органами іноземної держави дозволі, що дає право на проживання в цій іноземній державі. 

Необхідно своєчасно повідомити про це Посольство, надіславши відповідну заяву листом або електронною поштою.

Перебування на консульському обліку допоможе громадянину України своєчасно отримати, а Посольству - своєчасно надати консульську допомогу, у разі виникнення надзвичайної ситуації.

Громадяни України, які перебувають на консульському обліку, автоматично включаються до виборчих списків під час проведення виборів Президента України і народних депутатів України.

 Громадяни, які перебувають на консульському обліку, мають право тимчасово ввозити на митну територію України під письмове зобов’язання транспортні засоби з іноземною реєстрацією на термін, що не перевищує 60 днів протягом 180 без сплати митних платежів.

При перетині державного кордону України не вимагається заява-згода від другого з батьків, якщо у паспорті громадянина України для виїзду за кордон, з яким перетинає державний кордон громадянин, який не досяг 16-річного віку, є запис про вибуття на постійне місце проживання за межі України чи відмітка про взяття на постійний облік. Зверніть увагу, що тимчасовий консульський облік у такому разі жодним чином не впливає на порядок перетину кордону.

Термін перебування на постійному консульському обліку необмежений.

Особа, яка перебуває на постійному консульському обліку, зобов’язана кожні десять років звертатися до Посольства України для актуалізації даних про себе.

Громадяни України приймаються на тимчасовий консульський облік строком на один рік.

Зазначений строк може бути збільшений відповідно до строку дії дозволу на проживання, але не може перевищувати п’яти років.

За прийняття на консульський облік стягується консульський збір відповідно до затверджених тарифів, з якими можна ознайомитися на сайті Посольства у розділі «Консульські питання» - «Тарифи консульського збору».

При цьому строк розгляду заяв становить до десяти робочих днів з дня отримання необхідних документів.